オフィスのペーパーレス化、最初の一歩は名刺と書類から

「オフィスのペーパーレス化」と聞くと、システムを入れ替え、業務フローを変え、すべての部署を説得しなければならない大がかりなプロジェクトに思えます。実はオフィスの紙削減は一度に完璧を目指す必要はありません。毎日発生している小さな項目から始めたほうが成果が見えやすく、社員にも受け入れてもらいやすくなります。

なぜ名刺から始めるのか

名刺は典型的な使い捨ての紙製品です。印刷量は決まっているのに更新は頻繁で、役職や電話番号が変われば一箱まるごと刷り直し。電子名刺に切り替えれば情報はオンラインで修正でき、共有方法も紙を手渡すのではなく、リンク、QR コード、NFCタッチに変わります。名刺の変化は具体的でわかりやすく、多くの企業にとって紙削減を進めるうえで最も説明しやすい第一歩です。

成果が見えやすい3つの項目

1. 名刺：定期的な刷り直しを電子名刺に置き換える

社外との接点が多い営業やカスタマーサポートのチームから優先して電子名刺に切り替え、実物の名刺交換が必要な場面では、繰り返し使えるNFC名刺を組み合わせましょう。受け取った紙の名刺も SPIDERCARD アプリで撮影して読み取り、保存できるので、名刺フォルダを何冊も保管しておく必要はありません。

2. 会議資料：クラウドでの共有に切り替える

会議の前にスライドや資料を共有のクラウドフォルダに置き、閲覧権限を設定しておけば、会議中はそのまま投影するかノートパソコンで読むだけ。会議のたびに配布資料を束で印刷する必要はなくなります。会議後に補足する資料も同じフォルダで更新すれば、参加者はいつでも最新版を見られます。

3. 申請・承認：少しずつオンラインに移行する

休暇申請、購買申請、押印申請などのよく使う書類は、紙の業務フローの大部分を占めます。まずは利用頻度の高い1〜2種類をオンライン承認に切り替え、運用が軌道に乗ってから範囲を広げましょう。

社員に変化を実感してもらう

• 削減できた印刷量や用紙の購入量を毎月1回公表する
• 新入社員が名刺の印刷を待たなくてよくなったなど、切り替えで節約できた時間を部署の会議で共有する
• 先行して試した社員に体験を話してもらう。トップダウンのルールより説得力がある

紙削減とは不便を我慢することではなく、もっと便利なやり方を見つけることです。

推進時によくある2つの落とし穴

• 紙を一気に全面禁止する：反発を招きやすく、実物の資料が必要な場面も見落としてしまう。まずは代替手段が最も成熟している項目から始めるのがおすすめ
• ツールだけ変えて業務フローを変えない：承認のステップや習慣が変わらなければ、オンラインシステムも最後は「印刷してから押印」に逆戻りしてしまう

日々の行動をサステナビリティ目標につなげる

こうした日々の行動の積み重ねは、どれも企業のESG報告に載せられる具体的な項目になります。導入前に、年間の名刺の印刷量やコピー用紙の使用量などの基準となる数字を記録しておけば、あとで変化をはっきり示せます。関連記事：名刺のペーパーレス化はどう進める？電子名刺でESGに取り組む4ステップ。